The perfect mess
Hoog tijd werd het dat iemand het voor ons opnam!
De Amerikaanse professor Eric Abrahamsson van de prestigieuze Columbia Business School heeft een wetenschappelijk onderzoek gedaan naar de staat van het bureau en diens eigenaar. Zijn bevindingen druisen in tegen algemeen heersende opvattingen over het onderwerp, maar zijn een verademing voor al wie tot dan toe als een regelrechte sloddervos werd versleten.
U raadt het al, schrijver dezes behoort uitgesproken tot deze verguisde categorie. Gelukkig maar dat ik niet heb toegegeven aan de sociale druk om mijn bureau drastisch onder handen te nemen. Want iedere keer ontaardt zo’n actie in een wanhopige strijd tegen mijn eigen natuur, die ik toch bij voorbaat verloren heb.
Omdat ik wel leukere bezigheden kan bedenken, heb ik dit keer alleen de eenvoudigste en tot nu toe enig haalbare opruimmethode in stelling gebracht: ‘houden’ en ‘weggooien’. Van twee twintig centimeter hoge stapels heb ik er een gemaakt. Die is weliswaar nog altijd ruim tien centimeter hoog, maar ik kan alweer ongehinderd door het raam kijken. Mijn materiaal kan ook weer voluit naast het toetsenbord, en loopt niet meer het gevaar bij een ongecontroleerde beweging te veranderen in een onoverzichtelijke troep op de vloer. Ik heb dus zelf ook wat meer bewegingsruimte.
Het resultaat mag gezien worden, een afgeknotte piramide met brede basis en smalle top. Ik ben trots op mijn werk, al kunnen mijn huisgenoten er niet zoveel enthousiasme voor opbrengen. Volgens hen is er wezenlijk niets veranderd. Ze hebben natuurlijk gelijk, het blijft een bende, zowel op als naast en onder mijn werktafel.
Maar dan wel een ordelijke, althans voor mij. En wie anders dan ik hoeft in die wankele stapels memoblokjes, verlopen agenda’s en scheurkalenders, digitale klokjes, ansichtkaarten, puzzelboekjes, diskettes, decoratieve en andere doosjes, uitgescheurde tijdschriftartikels, pennenbakjes, mobieltjeshouders, brillenkokers, een paar stadsplannen, notablokjes en balpennen zijn weg te vinden?
Eens overviel mij een soort opruimkoorts. Het is mij nog steeds een raadsel hoe ik die te pakken heb gekregen. Als volstrekte leek in de materie heb ik mij toen gedocumenteerd. In de managementafdeling zijn ze erg druk met opruimen. Het aantal publicaties over ordenen, klasseren, organiseren en time-management in acht genomen, moet het in de bedrijfswereld uitpuilen van de onverbeterlijke slonzigaards.
Daarbij stootte ik op het onderzoek van ene Gary Cooper, psycholoog. Deze heer heeft uitgevist dat er vijf bureautypes bestaan. Op het eerste zicht, op het tweede én op het laatste is er geen twijfel mogelijk. Mijn werktafel is een regelrechte zooi, ik hoor dus tot het vijfde Coopertype: het chaotische onweersbui type.
Dat sloddervostype mag volgens Cooper dan wel spontaan en altijd enthousiast zijn, het is ook een warhoofd, en bovendien onzeker en onbetrouwbaar. En dit vind ik nu grote lariekoek. Ik wil mij graag en volmondig tot de slodders bekennen, maar onbetrouwbaar ben ik absoluut niet. En ook geen warhoofd. Daar zullen mijn verwanten en collega’s gegarandeerd voor instaan.
Want wat ik zoek vind ik altijd terug. Na een paar tellen diep ik het feilloos op uit de schijnbare chaos van dingen en dingetjes die zich op mijn werktafel opgehoopt hebben.
Dit kan niet gezegd worden van sommige anderen, die soms een paar minuten wanhopig en richtingloos lopen te zoeken naar iets wat zij piekfijn hebben opgeborgen. Het is perfect herkenbaar, want na elke woeste opruimbeurt kost het mij telkens weer de grootste moeite om te vinden wat ik daarvoor op mijn dooie gemak gewoon uit de stapel viste.
Dit allegaartje is voor mij immers zeer transparant. In mijn hoofd zit immers een verfijnd opbergsysteem. Dit wordt grondig verstoord wanneer ik mij met onbesuisde voortvarendheid in de opruimwoede begeef. Het overkomt me immers vaker dat een zorgvuldig geplande ordeningsactie leidt tot een latere wanhopige queeste naar het voorwerp in kwestie, mij onderwijl het hoofd brekend waar ik dat ding nu ook weer heb ingedeeld. Als het te lang geleden is, kan ik mij immers niet meer voorstellen wat ik op datzelfde moment ook deed, waaraan ik dacht, wat ik van plan was, hoe laat het was, wat ik voorheen deed, waarvoor ik onderbroken werd, of waar ik toen heen ging en waar ik voorbij passeerde, wat ik toen zag, of waar de andere zaken zich bevonden die ik met het gewraakte voorwerp associeer.
Dergelijk systeem wordt in de managementboekjes echter niet ernstig genomen. In het beste geval vindt men het meewarig aandoenlijk, maar meestal wordt het resoluut en hardvochtig als totaal inefficiënt bij de ongewenste uitwassen geklasseerd. De heer Cooper verrrichte zijn onderzoek in samenwerking met een firma die computeraccessoires verkocht, en dan wordt een en ander natuurlijk wel begrijpelijk. Het wordt echter schrijnend als je weet dat de toestand van het bureau in veel bedrijven meegerekend wordt bij de kansen op promotie.
Maar professor Abrahamsson heeft ons met glans in ere hersteld. Zijn conclusies zijn een verademing voor alle Coopertypes 5. Mensen van het tweede type, die achter zo’n keurig opgeruimd bureau zitten, besteden tot 36% meer van hun tijd aan het terugvinden van documenten of verslagen dan de sloddervossen. Die blijken een weliswaar informeel maar bijzonder gesofisticeerd systeem van documentenbeheer te hanteren dat veel flexibeler en doeltreffender is dan een dossierkast.
In zijn meer dan 300 pagina’s tellende boek The Perfect Mess vernoemt hij ook ettelijke studies die aantonen dat bedrijven die veel aandacht besteden aan planning, in de praktijk niet beter presteren dan firma’s die daar weinig belang aan hechten. Het maken van lijstjes en indexen is tijdrovend en overbodig, en geeft de gebruiker enkel het gevoel dat hij goed bezig is. It’s in the eye of the beholder.
Dit is nu eens een man naar mijn hart! Niks onweersbuien of onbetrouwbaarheid, maar soepelheid en finesse. Helemaal zoals ik dacht. Die opruim en –klasseergoeroes kletsen maar wat uit hun nek, en verdienen er een stevig belegde boterham mee. Maar als het bij Alexander Fleming niet zo’n rotzooi was geweest, was er geen schimmel gegroeid in zijn kweekschaaltjes, en had hij de penicilline misschien wel nooit ontdekt.
gmail.comGeplaatst in de categorie: werk
bureau
400
Geef je reactie op deze inzending: