Inloggen
voeg je column toe

Columns

Archiveren

Een van de dingen waar ik niet goed in ben is opbergen. Met de inhoud van de vriezer en voorraadkast heb ik geen probleem. Ik weet exact wat aanwezig is en weet er blindelings mijn weg vinden. Met het archiveren van documenten en e-mails heb ik moeite. Mijn computer staat vol met mappen, submappen, folders, aanhangsels, enzovoorts. Op zich geen verkeerd systeem, alleen schort er iets aan mijn manier van archiveren.

De methode is simpel. Ik heb mappen voor familie, vrienden, leveranciers, belasting, hobby, enzovoorts. Zodra ik namen moet bedenken voor submappen en onderliggende niveaus ontstaat de verwarring. Mijn creativiteit stagneert en blijf steken bij: actueel – actie – belangrijk – lezen – bewaren – in behandeling, en meer van dit soort omschrijvingen. Laat ik een voorbeeld geven. Ik krijg een mail van de accountant met een vraag die verband houdt met mijn belastingaangifte. Het is een bericht dat ik een paar keer moet lezen om het te begrijpen en waar actie op moet worden ondernomen. Bovendien is het actueel en moet het bewaard blijven. Voor alle zekerheid sla ik het bericht dan ook op in de mappen: belangrijk, lezen, actie, actueel en bewaren. Prima voor elkaar dus zou je zeggen, niks mis mee.

Zodra het proces van ‘actie en reactie’ op gang komt, beginnen de problemen. Ik formuleer een antwoord voor de accountant en verstuur de mail. Als deze daarop reageert, omdat er nog steeds iets niet duidelijk is, verdwaal ik in het woud van mijn systematisch opbergsysteem. Vanuit welke map had ik de mail ook weer verstuurd? Actueel? Belangrijk? Of was het toch misschien Lezen? Geen flauw idee! Waar heb ik die eerste mail in vredesnaam opgeslagen? Binnen de kortste keren ben ik het spoor bijster.

Onlangs besloot mijn computer de helft van mijn mappen met mails zomaar te laten verdwijnen. Met hulp van een ‘deskundige op afstand’ konden de mappen wel getraceerd worden, maar de inhoud bleek beschadigd en onbruikbaar. ‘It’s no use crying over spilt milk’, zeggen de Engelsen, dus niet zeuren en gewoon opnieuw beginnen. Mooie gelegenheid om mijn systeem van archiveren eens onder de loep te nemen.

Binnen de kortste keren zit ik weer te modderen. Actueel – actie – belangrijk – lezen – bewaren. Voor de zoveelste keer verzand ik in clichés en kom tot de conclusie dat de kunst van archiveren niet voor mij is weggelegd. Moet toch maar eens overwegen een secretaresse in dienst te nemen. Kan ik me met hoofdzaken bezighouden in plaats van bijzaken.

Schrijver: Frans Goossens, 31 dec. 2016


Geplaatst in de categorie: algemeen

3,5 met 4 stemmen 87



Er zijn 2 reacties op deze inzending:

Naam:
Karel Jong
Datum:
1 jan. 2017
Beetje oppervlakkig gekeuvel over een probleem dat op zich herkenbaar is. Qua rollenpatroon nogal stoffig: de man huurt een vrouw in (secretaresse) om orde te scheppen. Dan kan de topman zich weer bezig houden met hoofdzaken. Och arme!
Naam:
T.U.I.G van der Riggel
Datum:
31 dec. 2016
Toch maar weer overgaan op de vertrouwde kartonnen mappen. Ben daar een groot voorstander van. Genoten van je column.

Geef je reactie op deze inzending:

( vink aan als je niet wilt dat je emailadres voor anderen in beeld verschijnt)